מענק ממשלתי יפני (MEXT)

מלגת MEXT

מלגת MEXT היא מלגה המוענקת על ידי ממשלת יפן 🎌, כאשר השם MEXT מתייחס ל-Monbukagakusho, כלומר משרד החינוך, התרבות, הספורט, המדע והטכנולוגיה. כידוע, קיימות שתי דרכים להגשת מועמדות למלגה: הגשה באמצעות שגרירויות (המלצת שגרירות) והגשה באמצעות אוניברסיטאות (המלצת אוניברסיטה). המלגה מוצעת במספר מסלולים, בהם: מלגה לתקופת מחקר, מלגה לתואר שני, מלגה לדוקטורט ומלגות ייעודיות נוספות.

שלבי ההגשה למלגת MEXT דרך שגרירויות

ראשית, על המועמדים לבקר באתר האינטרנט של שגרירות יפן במדינתם כדי לוודא שני דברים חשובים: 1. האם ההגשה נעשית בפורמט מודפס או אלקטרוני. 2. לוח הזמנים להגשת המועמדות וההליכים העוקבים להגשה במסגרת המלגה. ניתן להיעזר באתר משרד החוץ היפני (כאן) כדי להגיע לאתרי השגרירויות. לאחר קבלת המידע האמור, תוכלו להיעזר במאמר זה, הכולל הסבר מקיף ותמציתי על מרבית הנושאים הקשורים למלגת MEXT.

במאמר זה נתמקד במלגת MEXT לסטודנטים-חוקרים (עבור תקופת מחקר, או לימודי תואר שני או דוקטורט), אשר ההגשה אליה מתבצעת באמצעות השגרירויות. תהליך הגשת המועמדות למלגה כולל את השלבים הבאים: פרסום ההודעה על המלגה; הגשת מסמכים לשגרירות; בחינה ראשונית על ידי השגרירות (הכוללת בדיקת מסמכים, מבחן בכתב וראיון אישי); התנהלות מול אוניברסיטאות ובקשת אישור קבלה מותנה; הגשה חוזרת של טופס העדפות השיבוץ (Placement Preference) לשגרירות יפן בהתבסס על תוצאות ההתנהלות מול האוניברסיטאות; בחינה שנייה של תיק המועמד על ידי הגוף המנהל את המלגה (MEXT); הודעה לסטודנט על התוצאה הסופית; וכן הליכי נסיעה, הגעה ורישום באוניברסיטה.

שלב 1: הגשת מסמכי הבקשה

שלב זה מתחיל מיד לאחר ההכרזה על פתיחת ההרשמה למלגה; המועמד מכין ושולח את המסמכים הנדרשים לשגרירות – המקום שבו ייגש בהמשך למבחן הכתב ויבצע את יתר הליכי הקבלה למלגה. המסמכים נשלחים לשגרירות (באופן פיזי או אלקטרוני), ונקבעת תקופת זמן מוגדרת שבה השגרירויות מקבלות את המסמכים.

מסמכים נדרשים להגשת מועמדות למלגת MEXT

מומלץ למגיש הבקשה לעיין תחילה בקובץ רשימת הבדיקה (Check Sheet) – הניתן להורדה באמצעות “לחיצה כאן” – המספק סקירה כללית של המסמכים הנדרשים. להלן נפרט את המסמכים הנדרשים כפי שהם מופיעים ברשימת הבדיקה:

1- טופס בקשה: זהו קובץ Excel או PDF שהמועמד ממלא בפרטים אישיים ובמידע על הרקע החברתי וההשכלתי שלו, לצד פרטים נוספים – כגון תוכניותיו ללימודים ביפן (סוג התוכנית אליה הוא מעוניין להגיש מועמדות, המניע ללימודים ביפן וכיו”ב). יש להדביק תמונה אישית (עבור שלושת העותקים של הטופס) במקום המיועד לכך לאחר ההדפסה, או לצרף תמונה דיגיטלית לקובץ ה-Excel (או ה-PDF) לפני ההדפסה (או לשלוח אותה בדוא”ל); במקרה זה, יש לוודא שהעותק המקורי מודפס בצבע.

ניתן להשיג את טופס הבקשה (PDF) למלגה כאן.

2- טופס העדפת שיבוץ: זהו קובץ PDF שבו המועמד ממלא פרטים אישיים, ומציין את תחום הלימודים המבוקש ביפן ואת הפרטים הנלווים אליו. כמו כן, המועמד מציין שלוש אוניברסיטאות, כולל שם הפקולטה (או המכללה) בכל אוניברסיטה ושם המנחה האקדמי בכל פקולטה (טופס זה מוגש בשלב הראשוני, אך ההתקשרות עם האוניברסיטאות לצורך קבלת אישור קבלה מותנה מתחילה לאחר המעבר המוצלח של שלב הראיון האישי).

דוגמה לטופס העדפות השיבוץ ניתן למצוא כאן.

ניתן למצוא את טופס העדפות השיבוץ גם כאן.

3- תחום הלימודים ותוכנית המחקר: זהו קובץ (בפורמט Word או PDF) המכיל מידע הנוגע לשם המועמד וללאומיותו, לתחום הלימודים הקודם והנוכחי שלו, לנושא המחקר שבכוונתו לבצע ביפן (כלומר, כותרת המחקר) ולתוכנית המחקר שבכוונתו ליישם ביפן (כלומר, מתודולוגיית המחקר).

ראוי לציין כי קובץ זה נחשב לאחד הקבצים החשובים ביותר להגשת מועמדות למלגה משום שהוא נחשב לקריטריון בסיסי לשיפוט כשירותו של המועמד. כאן, עדיף להגביל את הכתיבה לשני עמודים, תוך ציון כי מותרת כתיבה של יותר משני עמודים (אין התנגדות לכתיבה על צד אחד של הדף או משני הצדדים).

ניתן להוריד את קובץ המלגה (תחום הלימודים ותוכנית המחקר) מכאן.

4- גיליון הציונים האחרון שהתקבל אצל המועמד: יש לציין כי המילה “Original” (מקור) בטופס הבדיקה (Check Sheet) אינה מתייחסת לגיליון הציונים המקורי של הסטודנט, אלא להעתק מאומת (העתק מדויק); ואילו המילה “Copy” (העתק) בטופס הבדיקה מתייחסת להעתק רגיל (בשחור-לבן בלבד). אין להגיש את העותק המקורי של אף תעודה, שכן לא ניתן יהיה לקבל בחזרה את המסמכים שהוגשו 🙂.

יש לציין כי אם גיליון הציונים אינו באנגלית, יש לתרגמו לאנגלית או ליפנית (במקרה שבו כל המסמכים מוגשים ביפנית), ולאחר מכן יש לאשר את התרגום המצורף לעותק בשפת המקור.

5- תעודת סיום עבור התואר האחרון שקיבל המועמד: יש לפעול בהתאם לאותם הצעדים שצוינו בסעיף הקודם.

6- מכתב המלצה: ניתן לקבל מכתב זה מהמנחה האקדמי, או מהדיקן או סגן הדיקן של המכללה שבה למד או לומד המועמד. יצוין כי מתקבל כל נוסח של מכתב המלצה; כלומר, השימוש בטופס המצורף למסמכי הבקשה למלגה אינו בגדר חובה. אם המועמד לאחר הכנת מכתב ההמלצה:בוחר להשתמש ב טופס המלגה*, עליו לציין את שמו שלו ואת פרטי הממליץ: שם הממליץ, תוארו האקדמי, מקום עבודתו, כתובת העבודה או הכתובת הביתית שלו, מספר הטלפון וכתובת הדוא”ל שלו. לאחר מכן, עליו לבקש מהממליץ להשיב על השאלות (ניתן להשתמש במקום הפנוי מיד לאחר השאלה באותה שורה, או במקום שמתחת לשאלה) ולציין את סוג ההמלצה (ממליץ בחום, ממליץ, ממליץ בהסתייגות), להוסיף הערות נוספות במידת הצורך, ולבסוף לחתום על המכתב ולציין את התאריך.

לאחר הכנת מכתב ההמלצה:
אם ההגשה נעשית באמצעות דואר אלקטרוני: המסמך נסרק ומומר לקובץ ברור (בפורמט PDF).
אם ההגשה נעשית על גבי נייר: יש להכניס את מכתב ההמלצה למעטפה ייעודית (בגודל A4, או A5 לאחר קיפול הנייר), לסגור אותה ולהטביע עליה את חותמת המכללה או האוניברסיטה בנקודת הסגירה, כך שהחתימה (של הממליץ) תופיע מעל החותמת. כמו כן, יש לציין את המילה “חסוי” (Confidential) בגב המעטפה (ניתן להדפיס מילה זו מראש על המעטפה, לכתוב אותה בכתב יד, או להדפיס אותה על פיסת נייר קטנה ולהדביק אותה לגב המעטפה באמצעות דבק סטיק). התמונה הבאה ממחישה את האמור לעיל.

ניתן להוריד כאן דוגמה לתבנית של מכתב המלצה.

ניתן להוריד כאן גם את התבנית למכתב ההמלצה למלגה.

7-אישור רפואי: זהו מסמך בן עמוד אחד הממולא על ידי הרופא הבודק, והמועמד מגיש אותו יחד עם המסמכים הקודמים באופן מיידי.

Due to the circumstances that countries are currently going through, some new instructions have appeared regarding the application, and here you can review the instructions of each Japanese embassy according to the country to which the applicant belongs, as the submission of this paper can be postponed until after the written exam for many nationalities.

ניתן להוריד מכאן את טופס האישור הרפואי למלגה.

8- תקציר העבודה המדעית (אם קיימת): מצורף כאן תקציר (למשל, בן שני עמודים) של העבודה המדעית שביצע המועמד.

9- תעודת שליטה בשפה (אם קיימת): על המועמד לצרף תעודה המעידה על שליטה בשפה האנגלית או היפנית (אם ישנה ברשותו). הדבר עשוי להעניק למועמד יתרון נוסף (במיוחד בכל הנוגע לשפה היפנית), וכן קשור למשך הזמן שבו הסטודנט עשוי ללמוד את השפה היפנית לאחר הגעתו ליפן (בדרך כלל שישה חודשים).

10- מכתב המלצה ממקום העבודה הנוכחי (אם המועמד הוא שכיר): במקרה זה, יש לפעול בהתאם לאותם הצעדים שצוינו בסעיף מס’ 6 בנוגע למכתב ההמלצה האקדמי.

11- תצלום (או תצלומים) המציג את עבודות האמנות של המועמד, או קובץ שמע דיגיטלי של ביצוע מוזיקלי (מיועד למועמדים למסלולי אמנות חזותית או מוזיקה בלבד).

12- מסמך רשמי להוכחת אזרחות (עותק של דרכון, למשל).

13- טופס בדיקה (Check Sheet): זהו טופס (בעמוד אחד) הכולל את פרטי המועמד: שם, גיל, רקע אקדמי, תחום הלימודים המיועד ביפן ועיסוקו הנוכחי. לאחר מכן, מסמנים סימן () במקום המיועד לכך – לצד שמות המסמכים הנדרשים – עבור המסמכים שכבר הוכנו. בשלב הבא, מדפיסים את הטופס בצבע. ראוי לציין כי לכל שגרירות יש טופס ייחודי משלה; הטופס המוצג במאמר זה הורד מאתר שגרירות יפן בסוריה (עבור סטודנטים מצרים, הקובץ הוא בפורמט Excel וכולל שאלות נוספות מעבר לרשימת המסמכים שהוזכרה קודם לכן).

דוגמה לטופס בדיקה ניתן למצוא כאן.

יש לציין כי יש להימנע משימוש בסיכות עבור המסמכים () ולהחליפן בשימוש באטבים ().

לאחר השלמת הכנת המסמכים הקודמים:
אם ההגשה מתבצעת באמצעות דואר אלקטרוני: יש לסרוק את כל המסמכים הנדרשים ולהמירם לקובצי PDF ברורים (ונפרדים), ולאחר מכן לשלוח אותם בהודעה אחת לכתובת הדואר האלקטרוני שצוינה על ידי השגרירות. יש לוודא שגודל הקבצים הכולל אינו עולה על 10 מגה-בייט; אם הגודל הכולל חורג מכך, ניתן לשלוח את הקבצים בשתי הודעות בצירוף הסבר על כך. על המסמכים לעמוד בקריטריונים הבאים: אין חלקים או עמודים חסרים; המסמך ברור, קריא ומיושר היטב; אין צל המקשה על קריאת המסמך; העמוד אינו מוטה; הטקסט אינו כהה מדי (מסמכים שאינם קריאים לא ייבדקו). על המגיש לקבל אישור בדואר אלקטרוני על קבלת המסמכים בשגרירות; אם לא התקבלה תגובה תוך יום או יומיים, עליו לשלוח מחדש את המסמכים בדואר אלקטרוני או לפנות לשגרירות לבירור.
אם ההגשה נעשית על גבי נייר: יש להכניס את המסמכים למעטפה גדולה, ועליה לציין בגב המעטפה (בצבע אדום) את שם המלגה ואת שם המדינה שממנה מגיע המועמד. לדוגמה: (MEXT Scholarship, Country Name); לחלופין, בהתאם להנחיות הספציפיות של כל שגרירות, ניתן לציין את השנה הרלוונטית (למשל 2027) במקום את שם המדינה. ניתן להדפיס את הפרטים ישירות על המעטפה או להדפיסם על דף נפרד ולהדביקו למעטפה (באמצעות דבק כגון UHU); לאחר מכן, יש לשלוח את המעטפה לכתובת הדואר של השגרירות או למסור אותה ידנית, בהתאם להנחיות השגרירות.

שלב 2: מיון מסמכים

בשלב זה, השגרירות בוחנת את תיקי המועמדים כדי לבחור את המתאימים ביותר. עם סיום שלב זה, המועמדים שנבחרו מקבלים הודעה על המועד והמקום של המבחן בכתב; יצוין כי לא נשלחות הודעות לסטודנטים שלא התקבלו בשלב זה.

שלב 3: מבחן בכתב של MEXT

בשלב זה, סטודנטים שעברו את השלב הקודם (מבחן עיוני) ייגשו למבחן בכתב בשפות האנגלית והיפנית. יצוין כי שליטה בשפה היפנית אינה תנאי הכרחי להגשת המועמדות למבחן, אך היא מהווה יתרון נוסף המחזק את תיק המועמד לקבלת המלגה. כמו כן, החזקה בתעודת הסמכה המעידה על רמת שליטה מסוימת ביפנית עשויה לפטור את המועמד מהצורך להקדיש את התקופה הראשונה של המלגה ללימוד השפה (לפרטים מלאים, יש לעיין בהנחיות ההגשה).

כדי לחסוך את זמנם של מבקרי הבלוג, ריכזתי את דוגמאות המבחנים הכתובים לשנים 2007 עד 2020 בקובץ מכווץ אחד, הניתן להורדה ישירה דרך הקישור הבא:

הורידו את טופסי המבחן הכתוב עבור מלגת MEXT.

למידע נוסף על המבחן הכתוב, ניתן לקרוא את המאמר הבא בלחיצה כאן (בתהליך).

שלב 4: ראיון אישי של MEXT

בשלב זה נערך ראיון אישי עם הסטודנטים שעברו את השלב הקודם (מבחן בכתב):
צוות הראיונות מורכב בדרך כלל משלושה אנשים (נציגים רשמיים של השגרירות ופרופסורים מהאוניברסיטה).
עליך לנסות להציג את מטרות המחקר, את חשיבותו ואת התוצאות הצפויות במונחים ברורים ופשוטים, שכן ייתכן שבוועדת הראיונות לא יהיה אף גורם המתמחה בתחומך.
שאלות הראיון הן לרוב שאלות המקובלות בראיונות קבלה למוסדות אקדמיים, כגון: הצג את עצמך, מה ברצונך ללמוד, מדוע בחרת במסלול לימודים זה, מדוע ברצונך ללמוד ביפן, ושאלות נוספות.

לפרטים נוספים על הראיון, ניתן לקרוא את המאמר הבא בלחיצה כאן (בתהליך).

שלב 5: יצירת קשר עם אוניברסיטאות

בשלב זה, המועמד שעבר בהצלחה את השלב הקודם (המבחן המוקדם) יוצר קשר עם אוניברסיטאות ביפן כדי לקבל מהן אישור קבלה ראשוני (בין אם לצורך ביצוע מחקר ובין אם ללימודי תואר שני או דוקטורט) וזאת לפני ה-25 באוגוסט. בשלב זה, מותר לפנות לשתי אוניברסיטאות במקביל במטרה להשיג שני מכתבי קבלה. על המועמד ליצור קשר עם המחלקה לענייני סטודנטים בינלאומיים באוניברסיטה הרלוונטית או עם המנחים האקדמיים. כמו כן, על המועמד להעביר לאוניברסיטה שאליה הוא פונה את האישור על הצלחתו בשלב הקודם (שהונפק על ידי שגרירות יפן), בצירוף המסמכים הקודמים שהגיש בעבר – לאחר שאלו הוחזרו אליו משגרירות יפן כשהם נושאים את חותמתה – למעט טופס העדפות השיבוץ (Placement Preference form) ותעודת הבדיקה הרפואית, שאין להגישם לאוניברסיטאות בשלב זה. בדרך כלל, בשלב זה נשלחים עותקים של המסמכים הקודמים בדואר אלקטרוני, והמועמד ממתין לקבלת תשובה מהאוניברסיטאות.

שלב 6: קבלת אישור ובדיקה שנייה

המועמד מעדכן את טופס העדפות השיבוץ בהתבסס על תוצאות ההתקשרות עם האוניברסיטאות ומגיש אותו מחדש לשגרירות יפן, בצירוף עותקים של מכתב הקבלה מהאוניברסיטה. לאחר מכן, השגרירות יוצרת קשר עם הגוף המנהל את מלגות MEXT, אשר מבצע בדיקה חוזרת של תיק המועמד. בהתבסס על תוצאות בדיקה זו, המועמד מקבל הודעה על קבלתו למלגה באמצעות שגרירות יפן. במקרה זה, מועמדים שקיבלו אישור קבלה זמני לתוכנית לימודי תואר שני או דוקטורט יתקבלו ישירות ללימודים בתוכנית שבחרו, מבלי לעבור דרך שלב הסטודנטים שלא מן המניין (irregular students). ניתן להמחיש זאת באמצעות התמונה הבאה:

השלב האחרון: הנסיעה ליפן ✈️

הגוף המנהל את המלגה מממן את עלות כרטיס הטיסה במחלקת תיירים לנסיעה ליפן וממנה; המימון כולל טיסה ישירה ממדינת המועמד ליפן, או טיסה ליפן דרך מדינה שלישית (כפי שצוין על ידי המועמד בבקשה).

הטבות כספיות של מלגת MEXT

– סטודנטים הלומדים בתוכנית הכנה וסטודנטים במעמד לא-רגיל (סטודנטים למחקר): 143,000 ין לחודש (כ-1,335 דולר ארה”ב).
– סטודנטים מן המניין הרשומים ללימודי תואר שני או לקורסים מקצועיים: 144,000 ין לחודש (כ-1,345 דולר ארה”ב).
– סטודנטים מן המניין הרשומים לקורסים לתואר דוקטור: 145,000 ין לחודש (כ-1,355 דולר ארה”ב).
– תוספת אזורית בסך 2,000 או 3,000 ין לחודש (כ-20 עד 30 דולר ארה”ב) עשויה להתווסף לסכום המלגה החודשי עבור סטודנטים הלומדים או עורכים מחקר באזורים ייעודיים.
– המלגה מכסה גם את הוצאות הנסיעה אל יפן וממנה, דמי כניסה ודמי בחינות קבלה, וכן תשלומים שונים באוניברסיטאות (לפרטים מלאים, אנא עיינו בקובץ ההנחיות להגשת המועמדות).

מקורות נוספים

–ניתן להוריד את מדריך הלימודים ביפן מכאן.

-ניתן להוריד את הקובץ המפרט את תחומי הלימוד האקדמיים העיקריים ביפן (על ידי לחיצה כאן).

ניתן להוריד את קובץ החיפוש של אוניברסיטאות, מכללות ותחומי התמחות אקדמיים לשנת 2020 (בלחיצה כאן). שם ניתן להשתמש באפשרות סינון התוצאות כדי לצמצם את היקף החיפוש בהתאם להעדפות המועמד.

ניתן להוריד את הקובץ המרכז את הקורסים האקדמיים (תואר ראשון, שני ודוקטורט) המוצעים באנגלית (נכון למאי 2021) על ידי לחיצה כאן.

אנו מזכירים לכם כי מומלץ למגיש הבקשה לעיין בקובץ הנחיות ההגשה, הכולל מידע בסיסי ומקיף בנוגע להגשת הבקשה למענק המחקר.

אם המאמר הועיל לכם, אל תשכחו לתמוך בנו על ידי שיתופו עם מי שמתעניין במלגות. כמו כן, אל תשכחו לשמור את המאמר ברשימת המועדפים שלכם כדי שתוכלו לחזור אליו בהמשך.

בהצלחה לכולם

This article by Farhan Blog is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International