تعتمد العديد من المنظمات الصناعية على أنشطة التحسين المستمر للحفاظ على موقعها التنافسي، وهنا يتم النظر إلى الاتصالات الفعالة كعامل أساسي في تسهيل توافق جهود التحسين المستمر مع استراتيجية المنظمة؛ حيث ازداد عدد المنظمات التي تجتهد للتأكد من وجود الاتصالات الداخلية الفعالة بسبب ضغوط الوقت والحاجة إلى توظيف المعلومات الاستراتيجية باستمرار، وهنا توفر الإدارة المرئية الوسيلة المناسبة لدعم التحويل الفعال للمعلومات[1]، فالإدارة المرئية ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالتحسين المستمر، فهي تهتم بتوفير رؤية مشتركة حول ماهية الشيء الذي ينبغي تحسينه والطريقة التي ينبغي بها تنفيذ التحسينات[2]، فالإدارة المرئية باعتبارها أحد العناصر الداخلية لكايزن تساعد على جعل المشاكل مرئية للجميع خلال العمل، بحيث يمكن أخذ الإجراءات التصحيحية في الوقت الحقيقي، ومن ثم تقليل فرص ظهور المشاكل المشابهة في المستقبل.[3]
ولشرح الفكرة السابقة بشكل أوضح يمكن القول أنه يوجد في كل نظام ثلاثة مجموعات أساسية للتدفق وهي: (تدفق المواد، تدفق المعلومات، تدفق النقود)، وهنا تُعتبر الإدارة المرئية هي أفضل أداة للتعامل مع تدفق المعلومات في أماكن العمل[4]؛ حيث على الشركات أن تتعامل _في الوقت الفعلي_ أكثر فأكثر مع المواقف الطارئة وتتخذ قرارات استثنائية في أقصر فترات زمنية في كل من المجالات الاستراتيجية والتشغيلية، وعليه، تُعد القدرة على تحويل المعلومات إلى قوة تفاوضية وسرعة اتخاذ القرار من العوامل الحاسمة للنجاح. في هذا السياق، اتضح أن العرض المرئي أو تصوير البيانات (data visualization) والمعلومات المجمعة التي يمكن الوصول إليها على الفور له أهمية كبيرة حيث يساعد على تمثيل الحالات المعقدة ومجموعات البيانات متعددة الأبعاد ذات الصلة وتقديمها في شكل عرض بسيط وملموس لصانعي القرار، كما أن الوصول في الوقت الفعلي إلى جميع البيانات والمعلومات الخاصة بالمشروع يسمح بالكشف المبكر عن المخاطر مما يقلل من الحاجة إلى القيام بأنشطة استكشاف الأخطاء واصلاحها بشكل متكرر.[5]
ويمكن القول أن استخدام العناصر المرئية للتواصل بين البشر بدأ على الأقل مع أولى رسومات الإنسان القديم على جدران الكهوف، واليوم وبفضل ثورة تكنولوجيا المعلومات تم تحسين إمكانيات تصوير المحتويات عبر التكنولوجيا المُقادة بواسطة الحاسب الآلي[6].
التطور التاريخي للإدارة المرئية
لخّص الباحثون التطور التاريخي للإدارة المرئية كما يلي: في عام 2500 قبل الميلاد تم استخدام العصا الملكية في مصر القديمة على نطاق واسع في مشاريع البناء وغيرها من المجالات المرتبطة كمعيار للقياس البصري، وفي عام 600 قبل الميلاد استخدم الجنرال الصيني (Sun Tzu) الصنوج والأعلام وإشارات اللهب لإدارة جيشه والتواصل معه، وفي الفترة 1800-1813م استخدم روبرت أوين (شخصية ريادية) أشكال بسيطة من الأدلة البصرية الثابتة لإدارة العاملين، وفي عام 1917م تم تطبيق مخطط (Gantt) الذي ابتكره (هنري جانت) لاستخدامه كأداة للتحكم البصري في الإنتاج ضمن مصنع ذخيرة (Frankford Arsenal) التابع للجيش الأمريكي، وفي عام 1920م استخدم (تشارلز إدوارد كنيبل) أجهزة التحكم المرئي لإنشاء روابط بين الكفاءة الصناعية والطرق الرسومية، وفي عام 1932م دعا (آلان موجينسن) إلى تخطيط العملية (رسم الخرائط) ومشاركة المشغلين لتبسيط العمل، وفي عام 1935م تم وضع الكتيبات الأولى حول مفهوم الإنتاج في الوقت المحدد (JIT) _والذي تشكل الإدارة المرئية جزءًا منه_ من قبل مؤسس شركة تويوتا (Kichiro Toyoda)، وفي عام 1937م تم استخدام أوراق العمل المرئية في شركة تويوتا والتي توضح دورة العمل، تسلسل العمل والمخزون القياسي، ومن منتصف الأربعينيات حتى السبعينيات يمكن ملاحظة تطور ممارسة الإدارة المرئية داخل نظام تويوتا الإنتاجي، ففي أواخر الأربعينيات من القرن الماضي تم نشر كتيبات وإجراءات تشغيل موحدة فوق محطات العمل والتي تساعد المشرفين وبسرعة من معرفة ما إذا كان العمال يقومون باتباع تعليمات العمل، وفي 1953م قامت شركة تويوتا بتطبيق نظام التحكم ومزامنة الإنتاج (كانبان) في مركزها الرئيس للبيع، وفي نفس العام استخدم (Kaoru Ishikawa) مخطط إيشيكاوا (عظم السمكة أو السبب والنتيجة) لأول مرة؛ حيث قام إيشيكاوا بالإشارة إلى أنه يمكن حل 95% من المشاكل المتعلقة بالجودة باستخدام الأدوات السبعة الأساسية المرئية (أدوات الجودة السبعة القديمة)، ومنذ منتصف الخمسينيات حتى أوائل الثمانينيات تم تطوير العديد من جوانب هيكلة مكان العمل، التحكم المرئي والتدبير المنزلي او ما يُعرف اليوم بنظام (5s) الذي تم تطويره في اليابان، وفي عام 1957م بدأت شركة تويوتا باستخدام نظام مراقبة الجودة (andon) أو لوحة الإضاءة (light board)، وفي عام 1961م قام شيجيو شينجو بتطبيق أول جهاز لتدقيق الأخطاء (poka-yoke) في مصنع (Yamada Electric)، وفي عام 1977م قام باحثين ومدراء في شركة تويوتا بنشر أولى الأوراق باللغة الإنجليزية حول نظام تويوتا الإنتاجي والتي تضمنت استخدامات الإدارة المرئية في العمليات التشغيلية والإدارية.[7]
مفهوم الإدارة المرئية
تم تطبيق مبادئ الإدارة المرئية على نطاق واسع وأثبتت فعالية عالية[8]؛ إذ تم تطوير الإدارة المرئية واستخدامها بفعالية في العديد من المنظمات التصنيعية والخدمية لفترة طويلة[9]، كما تم توثيق استخدام الأدوات المرئية في العديد من القطاعات المختلفة مثل: الطيران والفضاء، الرعاية الصحية، القطاع الحكومي[10] والبناء. وقد استخدم الباحثين العديد من المصطلحات أو التسميات للدلالة على هذا المفهوم والتي تُشير جميعها إلى معاني قريبة، فقد استخدمت مثلًا تسميات: الإدارة المرئية (visual management)، مكان العمل المرئي (visual workplace)، التحكم المرئي (visual control)، المصنع المرئي (visual factory)، إدارة أرضية العمل (shop floor management)، الأدوات المرئية (visual tools)، الاتصال المرئي (visual communication)[11].
وتم النظر إلى التصوير (visualization) أو الإدارة المرئية باعتبارها أداة قوية تساعد في الكشف عن الانحرافات في العملية، ومن ثم إظهار النتائج الإيجابية أو السلبية للأداء في بيئة العمل؛ حيث يمكن لأي مدير أو مشرف _حتى خارج منطقة عمله_ أن يستخدم الإدارة المرئية للكشف السريع عن أي انحرافات عن المعايير الموضوعة، ومن ثم اتخاذ الإجراءات التصحيحية، وعليه فإن الإدارة المرئية هي استراتيجية واضحة للتعامل مع الاستجابات المتأخرة الناتجة عن تدهور الأداء وانحراف العمليات[12]. وهنا يمكن استخدام الإدارة المرئية وفق أسلوبين:[13]
- الأسلوب الأول هو استخدامها كأداة لتوصيل المعلومات (informative tool)؛ حيث تُستخدم هنا أدوات كثيرة مثل أدوات رسم خرائط العمليات وكذلك أسماء أماكن العمل وغيرها من الأمثلة.
- الأسلوب الثاني هو استخدام الإدارة المرئية كأداة للتوجيه (directive tool) حيث يتم من خلالها عرض وتصوير المتطلبات ووضع التوجيهات، ومن الأمثلة على ذلك أضواء المرور وإشارات ممرات المشاة وإنذارات الإخلاء وبطاقات كانبان وتعليمات العمل المعياري ولوحات Andon وغيرها.
ومما سبق يتضح أن للإدارة المرئية دورًا داعمًا في الممارسات الإدارية الأُخرى، ويمكن توضيح العلاقة بين الإدارة المرئية والممارسات الإدارية الأُخرى في الشكل التالي:
أيضًا يمكن للإدارة المرئية أن تخدم تشكيلة واسعة من الوظائف داخل المنظمة، خصوصًا على المستوى التشغيلي، ومن هذه الوظائف: الشفافية، الانضباط، التحسين المستمر، تسهيل الوظيفة، التدريب في مكان العمل، خلق الملكية المشتركة، الإدارة بالحقائق، التبسيط، التوحيد.[14]
عناصر الإدارة المرئية
الإدارة المرئية هي ممارسة تُستخدم لقيادة إسهامات التحسين المستمر؛ حيث تنطوي على الكثير من الأدوات التي يمكن استخدامها بشكل أساسي في تصوير المعلومات مما يؤدي إلى فهم أفضل للعمليات والأماكن المرتبطة، وكذلك توصيل المتطلبات وإدارة المهام بكفاءة وفعالية مما يؤدي إلى توصيل المقاييس والأهداف ومؤشرات الأداء الحالية بشكل بسيط ومُتاح للجميع وهذا بدوره يسمح بتدفق المعلومات بكفاءة وفعالية، ومن أمثلة هذه الأدوات: خرائط تدفق القيمة VSM، مخططات التدفق، لوحات أسماء الأماكن، أضواء وإشارات المرور، إنذارات الإخلاء، بطاقات Kanban، لوحات Andon[15]، ويمكن القول أن هناك العديد من الأساليب المختلفة لتوظيف أدوات الإدارة المرئية لتحقيق أهداف متعددة في بيئات متنوعة.[16]
كما أشار الباحثين إلى أن التحكم المرئي (visual control) هو أي جهاز اتصال مستخدم في بيئة العمل والذي يخبرنا بشكل سريع عن كيفية إنجاز العمل وما إذا كان مطابقًا للمعايير، فهو يساعد العاملين في التعرف على كيفية القيام بالعمل بشكل جيد، كما يوضح لنا المكان المناسب الذي تنتمي إليه العناصر، وعدد تلك العناصر، ما هو المعيار المناسب للقيام بشيء ما، حالة العمل الحالي والعديد من المعلومات المهمة المتعلقة بأنشطة تدفق العمل. و”أسلوب تويوتا” يعتبر أن الإدارة المرئية عنصر مكمل للبشر لأننا موجهون بصريًا وسمعيًا ولمسيًا (حسيًا)، وأفضل المؤشرات المرئية هي الموجودة في مكان العمل والتي تظهر لنا بشكل سريع وتشير لنا بوضوح من خلال الصوت والبصر والشعور بالمعيار وأي انحراف عن المعيار، وعليه فإن نظام التحكم المرئي يساعد على زيادة الإنتاجية، تقليل العيوب والأخطاء، الوفاء بالمواعيد النهائية، تسهيل الاتصال، تحسين السلامة، تقليل التكاليف ومنح العمال مزيدًا من التحكم في بيئتهم[17]، فعناصر التحكم المرئي هي عبارة عن إشارات بسيطة توفر فهمًا فوريًا وواضحًا لحالة أو موقف معين، فهي تسمح لأي شخص بالدخول إلى مكان العمل ومعرفة ما يحدث في غضون فترة زمنية قصيرة (عادة 30 ثانية) فيما يتعلق بجدول الإنتاج، التراكم، سير العمل، مستويات المخزون، استخدام الموارد والجودة، ومن ثم فهي عناصر فعالة وذاتية التنظيم ومُدارة بواسطة العمال وهي تشمل: بطاقات الكانبان، الأضواء، أدوات الترميز بالألوان، الخطوط التي تحدد مناطق العمل وتدفق المنتج وغيرها.[18]
وبعد مراجعة الباحث لعدد من الدراسات السابقة تم التوصل إلى أكثر العناصر والمفاهيم التي ذكرتها الدراسات والمتعلقة بالإدارة المرئية وهي: العلامات على أرضية العمل، مؤشرات الأداء الرئيسة (KPIs)، لوحات تحليل الإنتاج (PAB)، لوحات الاتصالات، اللاصقات الملونة (colored tags)، لوحات العرض بشكل عام (أسماء أماكن العمل، التوجيهات، التحذيرات…الخ)، شاشات العرض الحديثة (إلكترونية أو ديجيتال)، وسائل تكنولوجيا المعلومات (الحواسيب، الأجهزة اللوحية، الهواتف المحمولة، انترنت الأشياء…الخ)، الأدوات السبعة القديمة والجديدة للجودة، الأضواء (Andons)، لوحات المشاريع (projects boards)، بطاقات Kanban. وفيما يلي شرح مختصر لبعض المفاهيم السابقة:
-العلامات على أرضية العمل: عبارة عن خطوط متصلة أو متقطعة أو أشكال هندسية متعددة الألوان يتم استخدامها في أماكن العمل لتوضيح الكثير من الأمور مثل: المسارات (سير العمل أو المنتج أو العاملين أو علامات إخلاء المباني…الخ)، أماكن وضع وترتيب الأشياء سواء للاستخدام الفوري أو اللاحق أو أماكن تخزين الأشياء، العلامات المستخدمة في الأمور المتعلقة بالسلامة مثل الأماكن الخطرة وغيرها.
-اللاصقات الملونة (colored tags): تأخذ العديد من الأشكال والأحجام والألوان، كما يمكن أن يتم الكتابة عليها؛ حيث تستخدم للقيام بالكثير من المهام منها: توضيح أهمية المواد وأولوية استخدامها، تصنيف المواد، ومن ثم عزلها والتخلص من المواد غير الضرورية، اللاصقات المتعلقة بالسلامة ولاصقات التحذيرات، اللاصقات المتعلقة بالعمل مثل توضيح أيام العطل وسير الإنتاج وأوقات التوقف وغيرها، وهذه اللاصقات قد يتم وضعها على المنتجات مباشرة أو على الصناديق أو في أماكن العمل المختلفة أو على اللوحات المختلفة وغيرها.
-المرآة العاكسة: يوضح الشكل التالي استخدام مرآة مكونة من ثلاثة أجزاء تعكس المظهر الأمامي والجوانب بنفس الوقت:
وهنا يمكن باستخدام هذه المرآة أن يقوم العامل بالتأكد من استعداده للعمل من خلال الوقوف أمام هذه المرآة، ومن ثم إزالة أي غبار على ثياب العمل وكذلك التأكد من حالته الجسدية والمعنوية، وهذه الأداة تساعد على صيانة وتحسين مستويات مؤشرات الأداء الرئيسة المتعلقة بالسلامة والجودة والمعنويات.[19]
-بطاقات Kanban: بمفهومها البسيط هي أسلوب للمحافظة على ترتيب تدفق المواد؛ حيث تستخدم بطاقات الكانبان لتحديد نقطة طلب المواد، كمية المواد المطلوبة، مصدر ووجهة تسليم هذه المواد[20].
-أضواء (Andon): في مفهومها البسيط هي إشارات ضوئية تتكون إما من ضوء واحد بلون واحد أو عدة أضواء من مختلف الألوان يتم ترتيبها مع بعضها بحيث يمثل كل لون حالة معينة، وهذه الأداة تساعد على صيانة وتحسين مستويات مؤشرات الأداء الرئيسة المتعلقة بالإنتاجية، التكلفة والتسليم. بالنسبة لحالة الضوء الواحد فهو يتكون من مرحلتين بحيث يتم تشغيل الضوء في حال حدوث أي مشكلة في خط الإنتاج وهنا يقوم مسؤول الخط بفحص حالة خط الإنتاج وتصحيح الخطأ ليتم بعدها إطفاء الضوء[21]. أما بالنسبة للحالة الثانية فالشكل التالي يوضح أحد الأمثلة لأضواء (Andon):
وقد استخدمت هذه الأضواء بفعالية في أقوى المنظمات العالمية في عدد كبير من المجالات مثل مجال الطيران والفضاء (بوينغ، آيرباص، لوكهيد مارتن). واليوم يتم استخدام أدوات عرض أكثر تطورًا لتمثيل نظام (Andon) بالاعتماد على تكنولوجيا المعلومات وانترنت الأشياء.
-اللوحات (boards): تعددت تسميات وأهداف هذه اللوحات في الدراسات السابقة؛ حيث تم الإشارة إليها تحت مسميات: لوحات العرض (visual boards)، لوحات الاتصال (communication boards)، لوحات مؤشرات الأداء الرئيسة (KPIs boards)، لوحات تحليل الإنتاج (PAB)، لوحات أسماء الاماكن (workplaces name boards)، لوحات المشاريع، لوحات التوجيهات أو التحذيرات وغيرها من التسميات. وبغض النظر عن التسميات المختلفة للوحات فإنها تخدم أغراضًا مشتركة.
وتعد الإدارة المرئية ولوحات الاتصالات هي مسار جذاب للمنظمات الراغبة بمشاركة فرقها ومدراء الخط الأول فيها في نقاشات مشتركة وحل المشاكل[22]، فالهدف من لوحات العرض (visual boards) هو عرض جميع مؤشرات الأداء الرئيسة للتصنيع، وهنا يجب أن تكون لوحات العرض سهلة الوصول وسريعة الاستجابة وأن تعرض مؤشرات الأداء الرئيسة بطريقة سريعة وسهلة الفهم، وهنا أيضًا يمكن أن تُستخدم تقنيات عرض يمكن برمجتها بسهولة لإظهار عروض ملونة وملفتة للنظر، فتجميع البيانات ومعالجتها يساعد على تمكين المنظمات من الحصول على مستويات أعلى من التحكم بموارد الإنتاج، وهذا يمكن أن يؤثر إيجابًا في جميع العمليات المتسلسلة الفرعية داخل المنظمة، فاستخدام أدوات الإدارة المرئية يؤثر بشكل إيجابي على فعالية الوقت، التكلفة، الجودة والهدر من خلال خلق بيئة أكثر شفافية وغنية بالمعلومات[23]. كما تُستخدم لوحات الاتصال (communication boards) بشكل شائع في البيئات المرنة للمساعدة في اتخاذ قرارات الفريق من خلال عرض معلومات مُحدّثة وذات صلة[24]، ولوحات العرض يمكن أن تكون بأبسط أشكالها مجرد لوح أبيض يتم الكتابة عليه أو وضع لاصقات ملونة أو وضع أوراق مكتوبة أو مخططات وجداول وغيرها، كذلك يمكن أن تكون لوحات إلكترونية تستخدم الأضواء للعرض. وقد تطورت لوحات العرض بمختلف أشكالها بعد دخول الوسائل الحديثة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات؛ حيث بات كثير من المنظمات اليوم يستخدم شاشات عرض متطورة (رقمية أو ديجيتال) تعرض معلومات بدقة عالية وبتقنيات عرض متطورة (بعضها مجسمة)، بالإضافة إلى استخدام الحواسيب والأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة ومفاهيم انترنت الأشياء وغيرها.
المصادر
المصدر الأساسي للمقالة هو /الفرحان، مهند. (2022). دور تقنية التحسين المستمر في عملية التعلم التنظيمي: دراسة تطبيقية على قطاع صناعة الأجهزة الكهربائية. رسالة ماجستير، كلية التجارة – جامعة المنوفية./ يمكن الحصول على الرسالة بالضغط هنا.
[1] Olszewski, L. et al. (2019). Exploring Visual Management and Continuous Improvement in a Manufacturing Context: A Structured Bibliometric Analysis. 23rd Cambridge International Manufacturing Symposium, p1.
[2] Bateman, N. et al. (2012). Visual Management and Shop floor Teams – Utilizing Shop floor Knowledge. In EUROMA, Gothenburg. Industry Forum, p2.
[3] Singh, J. and. Singh, H. (2013). OPCIT, p89.
[4] Eaidgah, Y. et al. (2015). OPCIT, p204.
[5] Spath, D. et al. (2005). Visual management. In: Kuhlin B., Thielmann H. (eds) The Practical Real-Time Enterprise. Springer, Berlin, Heidelberg, p321-327.
[6] Lindlof, L. (2014). Visual Management – on Communication in Product Development Organizations. PhD thesis, Chalmers university of technology, p6-7.
[7] Tezel, A. et al. (2009a). “The Functions of Visual Management”, In Proceedings of the International Research Symposium, Salford, UK, p2-3.(نقلاً عن العديد من المصادر)
[8] Bateman, N. et al. (2012). OPCIT, p10.
[9] Tezel, A. et al. (2009b). Visual management – A general overview. Fifth International Conference on Construction in the 21st Century (CITC-V) “Collaboration and Integration in Engineering, Management and Technology”, p1.
[10] Bateman, N. et al. (2016).Visual management and shop floor teams – development, implementation and use. International Journal of Production Research, 54(24), p1.
[11] Tezel, A. et al. (2009a). OPCIT, p2.
[12] Larteb, Y. et al. (2016). The Key to Lean Performance: Implementing A Daily ShopFloor Control System Using Standardization and Visual Management. International Journal of Advanced Research in Management, 7(1), p40.
[13] Eaidgah, Y. et al. (2015). OPCIT, p191.
[14] Tezel, A. et al. (2009b). OPCIT, p2-3.
[15] Eaidgah, Y. et al. (2015). OPCIT, p188.
[16] Niemi, E. (2015). Lean project management: Visual management tools. Bachelor’s thesis – HAME university of applied sciences, p8.
[17] Liker, J. (2004). The Toyota Way: 14 management principle from the world’s greatest manufacturer. McGraw-Hill, p167-172.
[18] Kilpatrick, J. (2003). Lean principles. Utah Manufacturing Extension Partnership, p3.
[19] Murata, K. and. Katayama, H. (2010). Development of Kaizen case-base for effective technology transfer–a case of visual management technology. International Journal of Production Research, 48(16), 4908-4909.
[20] Kilpatrick, J. (2003). OPCIT, p2.
[21] Murata, K. and. Katayama, H. (2010). OPCIT, 4909-4910.
[22] Bateman, N. et al. (2016).OPCIT, p19.
[23] Steenkamp, L. et al. (2017). Visual management system to manage manufacturing resources. Procedia Manufacturing 8, p460.
[24] Bateman, N. et al. (2012). OPCIT, p1.
يمكن الاشتراك لتلقي آخر التدوينات فور نشرها بالإضافة إلى تحميل جميع محتويات المدونة الحالية عبر ملف مضغوط واحد:
*-يُرجى تفقد البريد الوارد أو البريد غير الهام والاشتراك لمتابعة المدونة، بعدها سيتم إرسال جميع محتويات المدونة برابط عبر البريد الإلكتروني المسجل به.
مدونة فرحان 